Tutorial
Aus PDF-Rechnungen eine Excel-Tabelle erstellen
Ancilo kann PDF-Dateien und Fotos von Belegen lesen und aus den enthaltenen Angaben eine Excel-Datei erstellen. Dafür eignet sich der Bereich Aufgaben: Ancilo arbeitet in einer Kopie, und in deinen Ordner kommt nur, was du behältst. Diese Anleitung beschreibt einen möglichen Ablauf; sie ist kein protokollierter Testlauf.
Dateien und Modell vorbereiten
Für den Einstieg genügt ein eigener Ordner mit wenigen Rechnungen, die vollständig auf dem Computer liegen. Dateien, die nur in iCloud verfügbar sind, liest Ancilo nicht. Ein lokales Modell muss eingerichtet sein und in den verfügbaren Arbeitsspeicher passen. Aufgaben laufen immer mit dem lokalen Modell: Die Belege gehen an keinen Cloud-Dienst, und der Aufgaben-Agent führt keine Befehle aus.
PDFs mit eingebettetem Text lassen sich unmittelbar auslesen. Gescannte PDFs und Fotos von Belegen (JPEG, PNG, HEIC, TIFF, WebP) liest Ancilo seit Version 0.3.0 mit der Texterkennung von macOS, bei Scans bis zu 50 Seiten pro Datei. So erkannter Text ist in der App mit „Text erkannt – kann Fehler enthalten“ markiert. Unscharfe Ziffern, Kommas und ähnliche Zeichen können falsch erkannt werden; die Originalbelege bleiben deshalb der Maßstab für die Prüfung.
Eine Aufgabe mit eindeutigen Spalten stellen
Im Bereich Aufgaben auf „Neue Aufgabe“ klicken und zuerst den vorbereiteten Ordner wählen; der Dialog öffnet in „Dokumente“. Die Größe des Ordners spielt keine Rolle. Der Benutzerordner selbst, Library und Systemordner sind nicht wählbar. Einzelne Belege von woanders lassen sich zusätzlich in das Eingabefeld ziehen; liegt dieselbe Datei bereits im Ordner, legt Ancilo keine zweite Kopie an.
Danach den Auftrag eingeben. Er sollte Dateiname, Spalten und den Umgang mit fehlenden Angaben festlegen. Eine Quellenangabe pro Zeile erleichtert später den Vergleich mit dem Beleg. Beträge werden in der Excel-Datei nur dann als Zahlen gespeichert, wenn sie ohne Tausendertrennzeichen und ohne Währungssymbol geschrieben sind – „1234,50“ wird eine Zahl, „1.234,50 €“ bleibt Text.
Lies die PDF-Rechnungen in diesem Ordner. Erstelle rechnungen.xlsx mit einer Zeile pro Rechnung und den Spalten Quelldatei, Seite, Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Währung. Übernimm nur ausdrücklich vorhandene Angaben. Lass fehlende oder unleserliche Werte leer und notiere sie in einer zusätzlichen Spalte Prüfhinweis. Schreibe Beträge ohne Tausendertrennzeichen und ohne Währungssymbol, zum Beispiel 1234,50; die Währung gehört in die Spalte Währung. Verändere oder lösche keine Quelldateien.
Die Tabelle am Original prüfen
Während der Bearbeitung zeigt Ancilo laufend, was es gerade tut; die Expertenansicht zeigt zusätzlich die einzelnen Arbeitsschritte. Nach Abschluss führt die Änderungsübersicht neue, geänderte, verschobene und gelöschte Dateien auf. Für diesen Auftrag sollte dort die neue Excel-Datei erscheinen; unerwartete Änderungen an Quelldateien sind ein Anlass, das Ergebnis zu verwerfen oder korrigieren zu lassen.
Rechnungsnummern, Dezimalstellen, Währungen und die Zuordnung von Netto- und Gesamtbeträgen sollten mit den Belegen verglichen werden. Bei einem kleinen Ausgangsbestand lässt sich jede Zeile prüfen. Ein leerer Prüfhinweis ist kein Nachweis dafür, dass eine Zeile stimmt, und auch eine als Zahl gespeicherte Zelle kann einen falsch gelesenen Wert enthalten.
Behalten, verwerfen oder rückgängig machen
„Behalten“ schreibt das Ergebnis in den gewählten Ordner; erst dann liegt rechnungen.xlsx dort. Ancilo prüft zuvor, ob betroffene Dateien seit Beginn der Aufgabe verändert wurden, und schreibt bei einem Konflikt nichts. „Verwerfen“ lässt den Ordner unverändert. Nach dem Behalten ist „Rückgängig“ möglich, solange die betroffenen Dateien anschließend nicht verändert wurden.
Für diesen Ablauf ist keine Websuche erforderlich. Neben dem Eingabefeld sitzt der Schalter „Websuche“; er gilt für Chats, Aufgaben und Coding gleichermaßen. Ist er eingeschaltet, sucht Ancilo ohne Rückfrage, und Suchwörter können Angaben aus den Belegen enthalten. Für diesen Auftrag den Schalter ausschalten: Dann fragt Ancilo vor jeder Suche, und du kannst sie ablehnen.